L’iter di approvazione del bilancio

Redazione

del progetto di bilancio e della Relazione sulla gestione

¨     il progetto di bilancio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa (ai sensi dell’art. 2423 del C.c.);

¨     la Relazione sulla gestione (ai sensi dell’art. 2428 del C.c.).

Nelle società con sindaci/revisori la predisposizione di tali documenti deve avvenire con un anticipo di 30 giorni rispetto alla data di convocazione dell’assemblea, per la consegna degli stessi all’organo di controllo. Nelle srl senza sindaci, invece, il progetto di bilancio e la relazione sulla gestione vanno redatti entro il 15° giorno antecedente alla data di convocazione, per il deposito degli stessi presso la sede sociale.

La trasmissione del bilancio all’organo di controllo

Per individuare il termine di invio dei documenti all’organo di controllo, bisogna ricordare che il bilancio deve essere approvato entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (quindi entro il 30.04.2013 per il bilancio 2012) o entro 180 giorni in caso di particolari urgenze (29.06.2013 per il bilancio 2012).

Considerando che il progetto di bilancio va comunicato al Collegio sindacale almeno 30 giorni prima rispetto alla data di approvazione, e che tale documento deve restare depositato presso la sede sociale nei 15 giorni antecedenti la data di approvazione, l’organo di controllo ha 15 giorni di tempo per fare le osservazioni e le proposte sul bilancio. Infatti:

¨     il Collegio sindacale dovrà redigere una relazione per riferire all’assemblea i risultati dell’esercizio e dell’attività svolti, formulare le proprie osservazioni e proposte sul bilancio;

¨     il soggetto incaricato alla revisione legale dei conti dovrà predisporre un’apposita relazione in cui esprimerà un giudizio sul bilancio.

C’è comunque la possibilità che il collegio rinunci ai 15 giorni di tempo, consentendo così agli amministratori di trasmettere il progetto di bilancio a ridosso del termine.

Nelle srl prive di organo di controllo, gli amministratori non devono effettuare tale adempimento, ma dovranno direttamente depositare il progetto di bilancio e la relazione sulla gestione presso la sede sociale.

Il deposito del bilancio presso la sede della società

Le modalità di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio

Nel caso di società a responsabilità limitata, se non è previsto nulla nell’atto costitutivo, la convocazione avviene mediante lettera raccomandata. La lettera deve essere spedita ai soci almeno 8 giorni prima della data fissata per l’adunanza dell’assemblea[1], presso il domicilio che risulta al Registro Imprese, e in essa deve essere indicato il giorno, l’ora, il luogo e gli argomenti da trattare. L’atto costitutivo può anche prevedere che le decisioni dei soci siano adottate mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto.

Nel caso di società per azioni, invece, la convocazione deve avvenire:

¨     per le società non quotate sul mercato: mediante lettera di convocazione inviata ai soci 8 giorni prima, oppure mediante fax, e-mail o altri mezzi di comunicazione che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento;

¨     per le società quotate sul mercato: mediante la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano indicato nello statuto sociale almeno 15 giorni prima rispetto al giorno fissato per l’assemblea.

L’avviso di convocazione deve indicare il giorno, l’ora, il luogo dell’adunanza e l’elenco delle materie da trattare.

In caso di inadempimento degli amministratori, la convocazione dell’assemblea va effettuata da parte del Collegio sindacale.

I TERMINI DI CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA

Esistono, tuttavia, dei casi particolari in cui l’assemblea ordinaria può essere convocata per l’approvazione del bilancio anche oltre i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio ma comunque entro i 180 giorni da esso e, quindi, quest’anno, entro il 29.06.2013.

Tali ipotesi particolari sono solo quelle specificatamente previste dall’art. 2364 del codice civile, ossia:

¨    società tenute alla redazione del bilancio consolidato;

¨    presenza di particolari esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società; in quest’ultimo caso, il maggior termine deve essere previsto dalla statuto della società.

In presenza di una delle due situazioni sopra elencate (che non devono necessariamente coesistere), gli amministratori devono illustrare le ragioni della dilazione all’interno della relazione sulla gestione[2] che accompagna il bilancio (d’esercizio o consolidato) o all’interno della Nota integrativa se il bilancio è redatto in forma abbreviata. Nel caso in cui non vengano specificate si determina la responsabilità degli amministratori[3], pur restando valida la delibera di approvazione del bilancio.

Proroga per le società colpite dal sisma

Le sanzioni in caso di omessa convocazione

La mancata convocazione, inoltre, espone gli amministratori all’azione di responsabilità da parte dei soci o di terzi, che possano aver subito un danno da tale omissione.

Il deposito del bilancio al Registro Imprese

Quest’ultima è individuata in base a:

¨    la sede legale, nel caso di società o consorzio;

¨    la sede secondaria italiana, nel caso di società estera.

Il bilancio depositato deve essere, altresì, corredato da:

¨    la relazione sulla gestione (se presente);

¨    la relazione del collegio sindacale (se esistente) o dell’eventuale soggetto incaricato del controllo contabile;

¨    il verbale di approvazione del bilancio.

Connessione

tra il termine di approvazione del bilancio 2012 ed

il termine per il versamento delle imposte di

Unico 2013

Entro i 30 giorni successivi è possibile versare le imposte maggiorandole dello 0,40%.

Invece, nel caso in cui il bilancio venga approvato entro il maggior termine di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, la scadenza per il versamento delle imposte dipende dalla data di approvazione del bilancio. Infatti in tal caso le imposte sono dovute entro il giorno 16 del mese successivo a quello di approvazione del bilancio o rendiconto. Anche in questo caso è possibile versare le imposte nei 30 giorni successivi maggiorandole dello 0,40%.

Nel caso di mancata approvazione del bilancio, devono distinguersi due casi:

¨    se il bilancio doveva essere approvato entro il termine ordinario di 120 giorni: le imposte devono essere versate entro il giorno 16 del 6° mese successivo a quello di chiusura dell’esercizio;

¨    se il bilancio doveva essere approvato entro il termine straordinario di 180 giorni: le imposte devono essere versate entro il giorno 16 del mese successivo a quello in cui si sarebbe dovuto approvare il bilancio.